Datenschutzerklärung zum Elternportal des RGM
Das Ruperti-Gymnasium
Mühldorf am Inn] (im Folgenden „die Schule“) ist als
Anbieterin/Anbieter des Webangebotes „Eltern-Portal des
Ruperti-Gymnasiums“ (im Folgenden „die Website“) die/der
Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts (siehe Art. 3 Abs. 2
BayDSG1, Art. 4 Ziffer 7 DSGVO2) für die hier nachfolgend im Einzelnen
dargestellten personenbezogenen Daten von Erziehungsberechtigten,
Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften und des Verwaltungspersonals der
Schule.
Für die technische Umsetzung,
insbesondere die Überlassung der zum Betrieb der Website erforderlichen
Software und deren Wartung, bedient sich die Schule als Auftragnehmer
der art soft and more GmbH, Altmühlstr. 1, 80638 München, Telefon:
089-17 87 91 42, E-Mail: kontakt@artsoftandmore.com,
Vertretungsberechtigter: Siegfried Löhr, Homepage:
www.artsoftandmore.com. Letztere nutzt für die Serverinfrastruktur und
deren Anbindung an das Internet die Leistungen der Hetzner Online GmbH,
Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen als Nachunternehmer.
Die Schule schützt die Privatsphäre
sowie die privaten Daten der Website-Benutzer. Die Schule verarbeitet
personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutz-
Information und den geltenden Rechtsvorschriften insbesondere nach dem
Bayerischen Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen3, der
jeweils maßgeblichen Schulordnung, der Lehrerdienstordnung, der
Datenschutzgrundverordnung, dem Bayerischen Datenschutzgesetz sowie
nach dem Telemedien-gesetz4 - soweit jeweils einschlägig - in der
aktuell gültigen Fassung.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Die Schule bittet daher Sie als
Erziehungsberechtigte und soweit Ihre Kinder das 14. Lebensjahr bereits
vollendet haben auch diese, die nachfolgenden Ausführungen sorgfältig
durchzulesen.
1. Erheben, Verarbeiten und Nutzung personenbezogener Daten
1.1 Allgemeines
Personenbezogene Daten sind alle
Informationen, die sich auf die Benutzerinnen und Benutzer der Website
(Erziehungsberechtigte sowie Schülerinnen und Schüler) beziehen (siehe
auch Art. 4 Ziffer 1 DSGVO).
1.2 Datenverarbeitung Im Zusammenhang mit der Registrierung
Im Zusammenhang mit der einmaligen Registrierung werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:
1.2.1
Erziehungsberechtigte minderjähriger Kinder müssen als Pflichtangaben
eine E-Mail-Adresse und ein Passwort für die spätere automatisierte
Verarbeitung zur Nutzung der Website angeben. Im Rahmen der
Einwilligung werden im nicht automatisierten Verfahren Name, Vorname,
Adresse und Geburtsdatum zur Verifikation und zum Nachweis der
Einwilligung erhoben.
1.2.2 Für
volljährige Schülerinnen und Schüler, die das Eltern-Portal selbst
nutzen wollen, gilt das vorstehend Gesagte entsprechend.
1.2.3 Zum Zwecke des webbasierten Abschlusses der Registrierung werden den Benutzern PINs zugeordnet.
1.3 Nutzungsdaten
1.3.1 Die Schule
darf Nutzungsdaten nach (personenbezogene Daten einer Benutzerin/eines
Benutzers um die Inanspruchnahme von Telemedien zu ermöglichen) nur
verarbeiten, soweit dies erforderlich ist. Nutzungsdaten sind
insbesondere Daten zur Identifikation über den Nutzungszeitraum oder
den konkreten Dienst.
1.3.2 Zur systeminternen Identifikation der Benutzerin/des Benutzers werden folgende Daten verarbeitet:
- Passwort
- E-Mail-Adresse
1.3.3 In diesem
Zusammenhang verarbeitet die Schule personenbezogene Daten wie folgt:
Informationen über den letzten Besuch der Website, um einen eventuellen
Missbrauch der Zugangskennung anzuzeigen. Dies geschieht in der Regel
durch die Speicherung von Datum und Zeit der letzten Anmeldung. Für die
Dauer der Sitzung wird ein Cookie verwendet, um die Bedienung der
Website zu erleichtern. Nähere Information zu Logfiles und Cookies
siehe unten.
1.3.4 Eine Zusammenführung von Nutzungsdaten verschiedener Telemediendienste erfolgt nicht.
1.3.5 Eine
Verwendung der Nutzungsdaten für Zwecke der Werbung, Marktforschung
oder zur bedarfsgerechten Gestaltung der Telemedien erfolgt nicht.
1.3.6 Eine Verarbeitung von Nutzungsdaten im Sinne von Abrechnungsdaten ist ausgeschlossen.
1.4 Persönliches Profil / Inhaltsdaten / Weitere Verarbeitung von Kommunikationsdaten im Info-Portal
1.4.1 Mit dem
Abschluss der Registrierung wird automatisiert eine Profilseite
angelegt. Auf dieser werden die bei der Registrierung hinterlegte
E-Mail-Adresse und das Passwort als notwendige Kontendaten
(Pflichtangaben) angezeigt und können von der Nutzerin/dem Nutzer auch
nachträglich verändert werden.
1.4.2 Im persönlichen Profil können weitere Angaben wie z.B. Titel, Vorname und Name freiwillig erfolgen.
1.4.3 Für jedes
Kind, welches Schülerin bzw. Schüler der Schule ist und für welches das
Eltern-Portal genutzt werden soll, muss eine entsprechende Auswahl
getroffen werden. Dazu muss die von der Schule zur Verfügung gestellte
PIN verwendet werden.
1.4.4 Die Schule
nutzt ihrerseits als Schulverwaltungsprogramm das Produkt
„Info-Portal“. Hierbei handelt es sich um Application-Service-Providing
(Softwareüberlassung).
1.4.5 Die beiden
Systeme „Eltern-Portal“ und „Info-Portal“ – insbesondere deren
Datenbestände - sind grundsätzlich physikalisch und logisch voneinander
strikt getrennt. Der automatisierte Zugriff von einem auf das andere
Portal ist nicht möglich.
1.4.6 Startet
eine Benutzerin/ein Benutzer des Eltern-Portals eine Anfrage an die
Schule oder will sie/er dorthin eine Information senden (z.B.
Terminwunsch oder Krankmeldung) erfolgt dies unter Nutzung eines
automatisiert pseudonymisierten Schlüssels. Dieser wird im Info-Portal
erzeugt und kann nur dort deanonymisiert werden.
1.4.7
Personenbezogene Daten (z.B. Namen der Lehrerkräfte, Stundenpläne,
Sprechzeiten etc.) werden nicht vom Info-Portal in das Eltern-Portal
speichertechnisch übertragen, sondern nur zur Laufzeit angezeigt.
Soweit einzelne Prozesse (z.B. Terminwunsch) mit solchen weiteren Daten
verknüpft werden müssen, erfolgt das ebenfalls unter Verwendung
pseudonymisierter Schlüssel, die nur im Info-Portal wieder
deanonymisiert werden können.
1.4.8 Durch das
Starten eines entsprechenden Prozesses im Einzelfall (z.B.
Krankmeldung, Terminwunsch) willigen die jeweiligen betroffenen
Benutzerinnen und Benutzer darin ein, dass die dafür notwendigen Daten
entspre-chend dem Info-Portal zur Verfügung gestellt werden.
1.4.9 Auf die
sodann im Info-Portal verfügbaren Daten haben nur die nach den für
Schulen geltenden datenschutz-rechtlichen Bestimmungen berechtigten
Lehrkräfte sowie das Verwaltungspersonal Zugriff. Für die weitere
Verarbeitung dieser Daten im Info-Portal gelten die dafür maßgeblichen
datenschutzrechtlichen Regelungen.
2. Allgemeiner Verwendungszweck
Die Schule verwendet die
personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie die Daten
der Erziehungsbe-rechtigten, soweit in dieser Datenschutzerklärung
nicht anderes bestimmt ist, ausschließlich zu folgenden Zwecken:
• zur
organisatorischen Unterstützung der Erziehungsberechtigten
minderjähriger Schülerinnen und Schüler / bzw. volljähriger
Schülerinnen und Schüler im Zusammenhang mit dem Schulbesuch durch:
o ergänzende Bereitstellung von schulbezogenen Informationen und
o einer
ergänzenden Kommunikationsplattform zur Übermittlung von Informationen,
die den Schulbetrieb be-treffen,
o sowie zur
Entlastung der Websitebenutzerinnen und -benutzer und der Schule bei
der Abwicklung alltäglicher Verwaltungsaufgaben.
• zur Sicherstellung, dass das die Nutzung der Website sicher und möglichst effektiv erfolgen kann.
3. Informationen über Ihren Computer, Cookies, aktive Komponenten und Targeting
3.1 Bei jedem
Zugriff auf die Website verarbeitet die Schule automatisiert folgende
Informationen über den jeweils zugreifenden Computer: Die IP-Adresse
des Computers, die Anfrage des jeweiligen Browsers, sowie die Zeit
dieser Anfrage. Die IP-Adresse des jeweiligen Computers wird dabei nur
für die Zeit der jeweiligen Nutzung der Website gespeichert und im
Anschluss daran unverzüglich gelöscht oder durch Kürzung anonymisiert.
Die Daten werden nur für einen begrenzten Zeitraum, entsprechend den
Regelungen des TMG, gespeichert.
3.2 Die Schule
verarbeitet außerdem Informationen über Ihre Nutzung der Website durch
die Verwendung sog. Browser-Cookies. Dies sind kleine Textdateien, die
auf dem Datenträger der Nutzerin/des Nutzers gespeichert werden und die
bestimmte Einstellungen und Daten zum Austausch mit dem Eltern-Portal
über den Browser der Nutzerin/des Nutzers enthalten. Ein Cookie enthält
in der Regel den Namen der Domain, von der die Cookie-Daten gesendet
wurden, sowie Informationen über das Alter des Cookies und ein
alphanumerisches Identifizierungszeichen.
3.3 In den
verwendeten Cookies werden lediglich die oben erläuterten Daten über
die Nutzung der Website verar-beitet. Dies erfolgt nicht durch eine
persönliche Zuordnung, sondern durch Zuweisung einer
Identifikationsnummer zu dem Cookie („Cookie-ID“). Eine Zusammenführung
der Cookie-ID mit dem jeweiligen Namen der Nutzerin/des Nutzers, der
jeweiligen IP-Adresse oder mit ähnlichen Daten, die eine Zuordnung des
Cookies zu einer bestimmten Person ermöglichen würden, erfolgt nicht.
Das Cookie gilt nur für die jeweilige Nutzungszeit der Website. Wie der
Einsatz von Browser-Cookies unterbunden werden kann, wird unter Ziffer
3.6 erläutert.
3.4 Die Website verwendet keine Tracking-Technologien.
3.5 Die Website verwendet JavaScript.
3.6 Sollte die
Nutzerin/der Nutzer eine Verwendung von Browser-Cookies nicht wünschen,
kann der jeweilige Browser der Nutzerin/des Nutzers so eingestellt
werden, dass eine Verarbeitung von Cookies nicht akzeptiert wird. Hier
ist allerdings zu beachten, dass die Website in diesem Fall ggf. nur
eingeschränkt oder gar nicht genutzt werden kann. Wenn nur die Cookies
der Website, nicht aber die Cookies der erwähnten Dienstleister und
Partner akzeptieren werden sollen, kann die Einstellung „Cookies von
Drittanbietern blockieren“ in jeweiligen Browser gewählt werden.
4. Datensicherheit
4.1 Alle
Informationen, die Website-Benutzerinnen und Benutzer an die Schule
übermitteln, werden auf Servern in-nerhalb Deutschlands gespeichert.
Eine Datenverarbeitung ist insoweit außerhalb der EU bzw. des EWR
ausgeschlossen.
4.2 Es kann
leider keine Gewähr dafür übernommen werden, dass die Übertragung von
Informationen über das In-ternet nicht vollständig sicher erfolgt,
weshalb die Schule die Sicherheit der über das Internet an die Website
übermittelten Daten nicht garantieren kann. Die Schule sichert die
Website und sonstige Systeme jedoch durch technische und
organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff,
Veränderung oder Verbreitung der Daten der Nutzerinnen und Nutzer durch
unbefugte Personen ab. Insbesondere werden die personennbezogenen Daten
zur Schule verschlüsselt übertragen. Dafür wird das Codierungssystems
TLS (Transport Layer Security) genutzt.
4.3 Die Schule
hat die Firma art soft and more GmbH (siehe oben) zum Betrieb des
Eltern-Portals im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach Art.28
DSGVO beauftragt. Diese stellt die dem Eltern-Portal zugrundeliegende
Software zur Verfügung und betreibt die dazu notwendigen Server und
deren Anbindung zum Internet im Auftrag der Schule. Hierfür bedient sie
sich des Rechenzentrums der Firma Hetzner Online GmbH als
Nachunternehmerin.
5. Keine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten
5.1 Die Schule
gibt personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und Nutzer nicht an Dritte
weiter, es sei denn, es wurde in die Datenweitergabe eingewilligt oder
die Schule ist aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher
oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe berechtigt oder
verpflichtet. Dabei kann es sich insbesondere um die Auskunftserteilung
für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr oder zur
Durchsetzung geistiger Eigentumsrechte handeln.
5.2 Eine
Übertragung von einzelnen Daten (z.B. im Zusammenhang einer
Krankmeldung oder eines Terminwun-sches) aus dem Eltern-Portal an das
Info-Portal erfolgt nur dann, wenn im Einzelfall ein entsprechender
Befehl in dem Funktionsangebot der Website ausgelöst wird. Insoweit
wird darauf hingewiesen, dass konkrete Gesundheitsdaten oder
Sozialdaten (siehe Art. 4 Ziffer 15 DSGVO sowie § 67 Abs.2 SGB X5)
nicht über das Eltern-Portal übermittelt werden sollen (also zum
Beispiel lediglich die Krankmeldung als solche und nicht den Grund der
Erkrankung).
5.3 Bei der
Übermittlung der entsprechenden Inhaltsdaten wird nur ein
pseudonymisierter Schlüssel an das Info-Portal übertragen, dieser kann
nur von der Anwendung Info-Portal wieder aufgelöst (depseudonymisiert)
wer-den. Innerhalb des Info-Portals erfolgt die weitere Verarbeitung zu
den gleichen strengen Datenschutzbedingungen ausschließlich für
schulinterne Zwecke (insbesondere zur Weitergabe der Information an die
dafür schulintern nach schulrechtlichen Vorschriften zuständige Stelle).
6. Nutzung von anderen schulischen Datenbeständen / Schulverwaltungsprogramm
6.1 Im Rahmen der
freiwilligen Nutzung der Kommunikationsdienste des Eltern-Portals
werden die entsprechenden Daten (z.B. ein Terminwunsch für ein
Elterngespräch) an das Info-Portal (= entsprechend gesichertes und vom
Eltern-Portal getrenntes Schulverwaltungsprogramm, auf welches nur
Lehrkräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schule Zugriff
haben) übertragen. Der Personenbezug dieser Informationen wird bei der
Übertragung zusätzlich und gesondert durch Verwendung eines Pseudonyms
geschützt. Die Übertragung muss in jedem Einzelfall von der jeweiligen
Nutzerin/dem jeweiligen Nutzer persönlich ausgelöst werden.
6.2 Soweit im
Elternportal zur Anzeige von Informationen andere schulische Daten
genutzt werden (z.B. Namen von Lehrkräften) werden diese nicht in den
Datenbeständen des Elternportals gespeichert, sondern es erfolgt zur
Laufzeit nur eine Anzeige dieser Daten. Die Datenbestände der beiden
Anwendungen sind strikt voneinander getrennt.
7. Datenschutz und Websites Dritter
7.1 Die Website
kann Hyperlinks zu und von Websites Dritter enthalten. Wenn einem
Hyperlink zu einer dieser Websites gefolgt wird, ist zu beachten, dass
die Schule keine Verantwortung oder Gewähr für fremde Inhalte oder
Datenschutzbedingungen übernehmen kann. Bevor seitens der Nutzerinnen
und Nutzer personenbezogene Daten an Websites Dritter übermittelt
werden, ist sich über die dort jeweils geltenden Datenschutzbedingungen
zu informieren.
8. Einwilligung / Freiwilligkeit
8.1 Die Nutzung
des Eltern-Portals setzt eine vorher schriftlich gegenüber der Schule
zu erteilende eigenhändig unterschriebene Einwilligung voraus:
8.1.1 Bei
Erziehungsberechtigten von Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht
vollendet haben, genügt die Einwilligung der Erziehungsberechtigten,
die sich sowohl auf die eigenen, wie auch die personenbezogenen Daten
dieser Kinder beziehen muss;
8.1.2 Bei
Erziehungsberechtigten von Kindern, die das 14. Lebensjahr bereits
erreicht vollendet haben, ist die Einwilligung der
Erziehungsberechtigten für die eigenen personenbezogenen Daten, sowie
zusätzlich eine Einwilligung dieser Kinder für deren eigenen
personenbezogenen Daten notwendig.
8.2 Soweit zum
Zeitpunkt ab dem 14. bzw. des 18. Geburtstag der jeweiligen
Schülerinnen und Schüler die notwendigen Einwilligungen nicht bei der
Schule vorliegen, wird der Zugang gesperrt. Wird die Einwilligung nach
Aufforderung nicht unverzüglich erteilt, werden alle diesbezüglichen
personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 10 dieser Information gelöscht.
8.3 Die
Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit gegenüber der
Schulleitung ohne nachteilige Folgen widerrufen werden. Wird die
Einwilligung widerrufen, erfolgt die Löschung der Daten gemäß Ziffer 10
dieser Information.
8.4 Aus der
Nichtteilnahme an dem Dienst Eltern-Portal entsteht kein Nachteil für
die betroffenen Personen. In die-sem Falle können die schulüblichen
Kommunikationswege genutzt werden.
9. Hinweis zur rechtlichen Wirkung bei der Nutzung der Kommunikationsdienste
9.1 Soweit
Nutzerinnen und Nutzer des Eltern-Portals über dessen Funktionen mit
der Schule kommunizieren, dient das zunächst der schnelleren
Information der Schule und damit der Verwaltungsvereinfachung. Soweit
nach Rechtsvorschriften allerdings eine Erklärung in Schrift- oder
Textform erwartet wird (z.B. bei einer Krankmel-dung), muss diese in
jedem Fall gesondert formgerecht nachgeholt werden.
10. Löschung von Daten / Regelfristen
10.1 Die
persönlichen und nutzungsbezogenen Daten werden im Eltern-Portal
gelöscht, wenn die Betroffenen die erteilte Einwilligung widerrufen.
10.2 Die
Nutzungsdaten werden automatisch jeweils spätestens am Ende des
laufenden Schuljahres gelöscht. Die persönlichen Daten im Eltern-Portal
werden jeweils spätestens am Ende des Schuljahres gelöscht, in dem die
Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt (Schulwechsel oder
Beendigung des Schulbesuchs).
Im Rahmen des geltenden
Datenschutzrechts besteht ein Recht auf Auskunft sowie ein Recht auf
Berichtigung, Sperrung und Löschung der gespeicherten Daten der
Nutzerinnen und Nutzer. Fragen bezüglich der Verarbeitung der
personenbezogenen Daten durch die Schule, sind an die Schule unter den
angegebenen Kontaktdaten zu richten.
Die Schule behält sich das Recht
vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit mit Wirkung für die
Zukunft zu ändern.
Eine jeweils aktuelle Version ist auf der Website verfügbar. Die Website sollte hinsichtlich der Informationen über die jeweils
geltenden Datenschutzbestimmungen aufgesucht werden.
Im Übrigen wird auf die Homepage
(https://www.bsi-fuer-buerger.de) des Bundesamtes für Sicherheit in der
Informationstechnik (BSI) sowie die dortigen Informationen, praktischen
Tipps und Empfehlungen verwiesen. Besonders folgende Empfehlungen des
BSI sind zu beachten:
• Basisschutz für Computer und Smartphone
(https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/Empfehlungen/BasisschutzGeraet/BasisschutzGeraet_node.html),
• Schutzprogramme
(https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/Empfehlungen/Schutzprogramme/schutzprogramme_node.html),
• Passwortvergabe
(https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/Empfehlungen/Passwoerter/passwoerter_node.html).
1 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG)
2 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
3 Bayerisches Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG)
4 Telemediengesetz (TMG)
5 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X)